Pracující maminka? Timemanagement vás zachrání!

Každé ráno se budíte a vstávají vám vlasy hrůzou na hlavě, co vše je třeba udělat? Snídaně, svačiny, odvézt děti do školky a školy a poté rychle utíkat do práce, kde se vám budou hlavou honit myšlenky, v kolik je třeba vyzvednout děti, co koupit k večeři a že večer musíte ještě uklidit a vyžehlit. Často se vám zdá, že v tom stereotypu už nevíte, kudy kam?

Někdy je povinností více než času

Všichni máme den, trvající dvacet čtyři hodin, někdo má povinností méně a někdo více, ale vše co je třeba udělat, abychom se z toho neustálého stresu nezbláznili si povinnosti rozvrhnout v průběhu týdne tak, aby bylo vše hotové a my nebyli uhonění.

Multitasking je žádaným talentem mezi zaměstnanci všech oborů. Avšak pokud děláme mnoho věcí naráz, dochází k tomu, že naše práce není kvalitně odvedená. Abychom se vyhnuli tomu, že děláme hodně, ale vytváříme málo výsledků, musíme se naučit maximálně využít čas, který máme. To platí pro vše od studia přes účetnictví přes psaní e-mailů až po uklízení domu. Řízení času je základní dovednost, kterou musíte mít.

Náš tip: Pracující maminky si zaslouží rozmazlování v podobě masáží, kávy s kamarádkou, dobře vám udělá i návštěva stylisty, či kadeřníka.

Spravováním svého času zajistíte lepší produktivitu i kvalitu odvedené práce a ještě vám zbyde volný čas pro sebe. Co tedy bude následovat, pokud rozvržení času není vaší silnou stránkou? Pokud nezvládnete rozložit svůj čas mezi všechny vaše povinnosti, může to mít velmi nežádoucí důsledky, například:

• zmeškané termíny
• neefektivní práce
• špatná kvalita práce
• vyšší úroveň stresu
• plačtivé děti
• problémy ve vztahu

Určitě jste si tedy vědomi toho, že je nutné, abyste své každodenní úkoly rozdělili na jednotlivé úlohy. Toto je vzorec, který byste měli používat každé ráno, abyste večer měli všechny důležité úkoly hotové. Jaké jsou další tipy pro dokonalý time management?

Začněte od základu

Než začneme spravovat své úkoly, musíme přesně vědět, o jaké úkoly jde a kolik času na ně potřebujeme. Nejprve si tedy vytvořte seznam všech úkolů, které dnes musíte udělat. Poté přibližně spočítejte, kolik času obvykle strávíte u každého úkolu. Napiš časy vedle úkolů. Tímto způsobem můžete zjistit, kterým strávíte nejvíce času a jaké úkoly lze naopak rychle provést.

Seřaďte úkoly podle priority

Když máte všechny své každodenní úkoly napsané před sebou, můžete snadno zjistit, které úkoly jsou nejnaléhavější, či nejdůležitější. Oddělte je od obecných úkolů. Nyní máte úkoly, které by měly mít prioritu.

Určete, které z nich je třeba udělat dnes, a které můžete začít dnes, ale můžete je přinejhorším dokončit až zítra. Upřednostněte ty, které jsou nejnaléhavější.

Nejprve řešte nejnáročnější úlohy

Nejlepší je mít ráno největší a nejnáročnější úkoly splněny. Obecné každodenní úkoly mohou počkat až do odpoledne. To jsou úkoly, které obvykle vyžadují menší pozornost. A můžete je udělat, i když budete unavení. Ráno, bez ohledu na to, zda se cítíte rozespale, je váš mozek v nejlepší kondici. Využijte tento čas a maximální kapacitu k řešení nejnáročnějších úkolů dne.

Tímto způsobem si na odpoledne necháte více času a můžete provádět běžné úkoly, aniž byste o nich museli přemýšlet.

Stanovte si čas na splnění úkolu

Seznam úkolů s časy pro splnění jednotlivých úkolů je nejlepším způsobem, pokud jde o time management. Když uvidíte, jakou dobu vám jednotlivé položky zaberou, můžete tyto úkoly seskupit do časových úseků. Například tyto tři povinnosti splním, než si zajdu na svačinu apod.

**Pokud chcete strávit 7 hodin prací denně, rozdělte to podle těchto časových úseků. Například: ** 9:00 – půl hodiny na odpovídání na e-maily

9:30 – 2 hodiny na vytváření obsahu

11:30 – 1 hodina pro platby a zasílání faktur

Nezapomeňte zahrnout oběd! Vyhraďte si na to minimálně půl hodiny. A pak pokračujte:

13:00 – 2 hodiny pro schůzky a budování kontaktů

15:00 – 1 hodina pro péči o malé rutinní úkoly a plánování dalších dní

Vyhněte se multitaskingu

Navzdory tomu, že si mnozí z nás myslí, že multitasking má cenný profesionální přínos, není tomu tak. Multitasking může přinejhorším snížit produktivitu až o 40 %. Vliv na kvalitu odvedené práce tedy může být citelný.

Problém multitaskingu spočívá v tom, že žádný úkol neděláte stoprocentně kvalitně.

Dělejte si přestávky

Generace přelomu tisíciletí, tzv. mileniálové s tímto mají opravdu problém. Všichni chceme dělat vše najednou, jsme neustále zaneprázdnění a neumíme vypnout a relaxovat. Přestávky jsou naprosto nezbytné pro udržení produktivity po celý den. Nikdo se nemůže soustředit na práci po dobu 7 hodin v kuse. Je to fyzicky nemožné. Po každém úkolu bych navrhl krátkou přestávku na kávu, hovor, projděte se po kanceláři…

Hromadně řešte menší úkoly

Kdykoli je čas – po zvládnutí prioritních úkolů nebo po dokončení úkolu v předstihu – využijte ušetřený čas na péči o všechny malé každodenní úkoly. Věci, jako je čtení zpráv skupinového chatu, a e-maily, které ráno nebyly až tak důležité. Malé rutinní úkoly jsou často snadné v tom smyslu, že je děláme denně. Takže nemusíte nutně ani přemýšlet o tom, co děláte. Mohou být řešeny rychle a efektivně bez většího úsilí. Vyřešte vše v e-mailové schránce Dobře, toto je úkol, který byste možná chtěli nechat na jeden z těch klidnějších dnů. Nebo možná na víkend. Ale je třeba se o e-mailovou schránku starat každý den. Začněte odhlášením odběru všech e-mailů, které opravdu nepotřebujete. Slevy z online obchodů, zpravodaje, které vám neposkytují žádnou přidanou hodnotu, a reklamy. Poté se podívejte, jaké typy e-mailů dostáváte, a vytvořte složky pro každý typ.

Zaplacené faktury; zaslané faktury, zprávy, kreativní materiály, podklady ke schůzkám, ať už jsou vaše e-maily jakékoli. A poté přesuňte všechny e-maily do příslušných složek najednou.

Nezapomeňte odstranit zbytečné e-maily! Vyčistit e-mailovou schránku byste měli například jednou týdně.

Plánujte dopředu

Moje máma vždy říkala, že dobře naplánované je napůl hotové. A je to velká životní pravda. Někteří lidé rádi plánují týden dopředu každou neděli, například půl hodiny. Plánováním svého dne (nebo týdne) si stanovíte rámec, ve kterém je pro vás jednodušší se orientovat. Zapište si hlavní úkoly do svého kalendáře a seznamu úkolů nebo si nastavte upomínky do telefonu na další den, abyste si nemuseli vše pamatovat.